Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas (SIMPD)


Dapat digunakan oleh : Semua SKPD


Sistem informasi yang bertujuan untuk memonitoring perjalan dinas pegawai, sistem yang di susun secara detail mulai dari usulan perjalanan dinas, verifikasi perjalanan dinas dan menghasilkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam perjalan dinas termasuk rincian biaya dan kwitansi.

Fitur :
• Usulan Perjalanan Dinas
• Verifikasi Usulan Perjalanan Dinas
• Proses dan cetak Surat Tugas
• Proses dan cetak SPPD
• Proses dan cetak kwitansi
• Proses dan cetak surat pernyataan
• Rekap dan laporan perjalanan dinas


SIM Perjalanan Dinas merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang dikembangkan oleh SMILE GROUP dalam rangka mempermudah pengelolaan perjalanan dinas bagi setiap SKPD di Indonesia. Aplikasi ini memberikan berbagai kemudahan bagi dinas dalam mengelola perjalanan dinas bagi pegawainya, mulai dari usulan, pengendalian dan administrasi perjalanan dinas sehingga perjalanan dinas menjadi lebih efektif, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan.

Latar Belakang dikembangkannya SIMPD

Persoalan perjalanan dinas memang selalu menjadi sorotan. Salah satu kegiatan  yang sering dijadikan obyek pemeriksaan BPK diantaranya adalah pertanggungjawaban belanja perjalanan dinas pegawai. Berdasarkan Hasil Pemeriksaan Semester I tahun 2012, BPK menemukan 259 kasus penyimpangan perjalanan dinas di pemerintah pusat dan daerah yang merugikan negara sebesar Rp 77 miliar. Dari total tersebut, sebanyak 86 kasus sebesar Rp 40,13 miliar merupakan perjalanan dinas fiktif dan 173 kasus sebesar Rp 36,87 miliar perjalanan dinas ganda.

Perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara dan pegawai negeri dan pegawai tidak tetap telah ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap.
Pelaksana Surat Perjalanan Dinas (SPD) diharuskan untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan Perjalanan Dinas kepada pemberi tugas
dan biaya Perjalanan Dinas kepada PPK paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah Perjalanan Dinas dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen : Surat Tugas yang sah dari atasan pelaksana SPD, SPD yang telah ditandatangani oleh PPK dan pejabat di tempat pelaksanaan perjalanan dinas, tiket pesawat, boarding pass, airport tax, retribusi, dan bukti pembayaran transportasi lainnya, daftar pengeluaran riil, bukti pembayaran yang sah untuk sewa kendaraan dalam kota berupa kuitansi yang dikeluarkan oleh badan usaha yang bergerak di bidang jasa penyewaan kendaraan, bukti pembayaran hotel atau tempat menginap lainnya.

Beberapa permasalahan yang sering terjadi adalah, pelaksana SPD
terlambat menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinasnya, kadang hingga ke pelaksanaan SPD berikutnya dan tidak terdapat sistem yang dapat memonitoring secara evektif sehingga memerlukan effort yang besar dalam pengelolaanya. Selain itu dengan sistem pengarsipan konvensional dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas dan biaya Perjalanan Dinas, pencarian kembali terhadap dokumen arsip tersebut memerlukan waktu dan upaya yang lebih serta memungkinkan terjadi kehilangan dokumen. Reformasi disegala bidang serta pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran aparatur pemerintah/pemerintah daerah sebagai  salah  satu  unsur  penyelenggaraan pemerintahan  tidak luput dari tuntutan untuk melakukan berbagai perubahan.

Untuk  mewujudkan penyelenggaraan  kepemerintahan yang  baik  (good governance), pemanfaatan teknologi  informasi  di dalam  kegiatan pemerintahan tidak    dapat    dihindarkan.   Perjalanan   dinas elektronik berjaringan (intranet dan  internet) di  lingkungan instansi pemerintah  merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan pengelolaan administrasi  perjalanan dinas  yang efektif dan akuntabel, serta  memudahkan dalam pengarsipan  dokumen  pertanggungjawaban  pelaksanaan  perjalanan  dinas. Pemanfaatan teknologi informasi dalam  proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan  akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan  (INPRES No. 3 Tahun  2003).

Beberapa instansi pemerintah pusat  dan  daerah telah menerapkan hal  ini. Salah satunya adalah Kementerian Perindustrian dan  instansi yang  terkait di bawahnya, di  mana  proses  awal  pengajuan  perjalanan  dinas  luar negeri dilakukan dengan sistem elektronik dan berlaku sejak  Pebruari 2009. Perjalanan dinas  elektronik merupakan salah  satu  ruang  lingkup dari perkantoran elektronik, sedangkan sistem perkantoran elektronik merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengembangan  e-government  nasional.

Mengingat pentingnya penataan perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku dan  pengelolaan  arsip  dokumen  pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas  pada  setiap  SKPD, maka penerapan administrasi perjalanan dinas elekronik dengan menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan  Dinas (SIMPD)  sangatlah diperlukan.

Maksud dan Tujuan SIMPD
Maksud dari penerapan aplikasi SIMPD Berbasis Web ini adalah:
1. Terciptanya sebuah sistem yang dapat membantu pengelolaan usulan, pengendalian dan administrasi perjalanan
dinas, yang dapat memenuhi kebutuhan SKPD dan bersifat standard.
2. Tercipta sebuah sistem yang dapat memudahkan pengelolaan arsip pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas.
3. Tujuan dari penerapan aplikasi SIMPD Berbasis Web ini adalah:
a. Terselenggara sebuah sistem perjalanan dinas elektronik yang dapat diakses melalui jaringan komputer (intranet atau internet) oleh seluruh pegawai yang memiliki atau diberikan hak akses.
b. Terselenggara sebuah sistem kerasipan elektronik dokumen pertanggungjawaban perjalanan dinas yang dapat diakses
melalui jaringan komputer (intranet atau internet) oleh seluruh pegawai yang memiliki atau diberikan hak akses.
c. Mewujudkan pengelolaan belanja perjalanan dinas yang efektif dan akuntabel.

 Karakteristik Aplikasi

Karakteristik aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas (SIMPD) yang kami  tawarkan  dalam  kerjasama ini  adalah  sebagai berikut :
1. Berbasis   Web.
Pemilihan   teknologi   berbasis   web   dimaksudkan untuk kemudahan instalasi pada saat awal maupun pemeliharaan
sistem, dikarenakan  adanya perbaikan  maupun  pengembangan sistem  sebagai  akibat dari perkembangan  kebutuhan  fitur-fitur baru (updating).
2. Multi Platform
Sesuai  dengan  karaktiristik  aplikasi  berbasis  web,  maka  aplikasi SIMPD  ini multi platform  (Windows,  Unix atau Linux dll) dan support untuk digunakan secara secara bersama-sama (multi user)  dalam suatu
jaringan  Client-Server.
3. User Management
Memiliki   modul   User   Management   yang   mengatur   hak   akses pengguna terhadap layanan dan informasi yang disediakan. Hak akses tiap  pengguna ditetapkan sesuai dengan fungsi dan kewenangan dari masing-masing pengguna. Modul  ini  dilengkapi dengan sistem keamanan berupa password dan keamanan pendukung lainnya, untuk menghindarkan  pihak yang tidak berhak (tidak memiliki hak  akses) untuk memasuki sistem, serta merekam aktifitas pengguna yang
memiliki hak akses saat mengoperasikan  aplikasi.
4. Diakses melalui Browser
Aplikasi  SIMPD  ini  dapat  diakses  melalui  jaringan  intranet dan internet menggunakan  browser seperti Mozilla  Firefox, Google  Chrome, Opera, Internet Explorer, Safari dll
5. Konsep Sistem
Mengingat penerapan aplikasi SIMPD merupakan proses transformasi dari manual ke elektronik, dengan maksud untuk mengurangi kendala dalam implementasi di lapangan maka konsep sistem bersifat sederhana sebagai berikut:
a. User terdiri dari 6 (enam) tingkatan yaitu :
– Administrator Sistem.
– Verifikator.
– Agendaris.
– Bendahara.
– Operator Usulan Perjalanan Dinas.
b. Memadukan proses manual dan elektronik atau tidak semua prosedur dilakukan secara elektronik menggunakan sistem (paraf koordinasi berjenjang).
c. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas terdiri dari dua paket sistem, yaitu :
-SIM Perjalanan Dinas
-SIM Pengarsipan Elektronik dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas.
6. Sistem Biaya Perjalanan Dinas At Cost
Biaya perjalanan dinas dengan sistem At Cost menggunakan acuan Referensi Tarif (Uang Harian, Hotel, Transport) per periode Tahun, yang dapat disesuaikan dengan biaya perjalanan dinas riil.
7. Fitur Penomoran SPD Otomatis Editable
Memiliki fitur penomoran SPD otomatis namun dapat diedit.
8. Fitur Keamanan dan Penjagaan
Memiliki fitur pengaman yang berfungsi untuk mengantisipasi perjalanan dinas ganda, dan perjalanan dinas melebihi batas waktu yang diperkenankan.
9. Fitur Export
Memiliki tools eksport ke format Microsoft Excel atau Microsoft Word
sesuai keperluannya, terutama untuk pencetakan dan laporan.
10. Source Code dapat di kembangkan sendiri
Master aplikasi berbentuk open source, sehingga memungkinkan bagi instansi / SKPD pengguna untuk mengembangkannya sendiri secara swakelola, jika memiliki kemampuan teknis dalam pemrograman PHP.
11. Buku Manual dan Bimbingan Teknis Sistem
Dilengkapi buku manual pengoperasian sistem, bantuan instalasi keserver, serta bimbingan teknis bagi administrator sistem.
12. Garansi Software
Bergaransi perawatan selama 1 (satu) bulan kalender jika Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas dioperasikan secara offline dan 12 (dua belas) bulan kalender jika dioperasikan secara online, yang dihitung sejak serah terima pertama pekerjaan.

Screenshoot

  • Hubungi Kami

    Informasi & Pendaftaran

    Kantor :
    Jl. Prof. Dr. Sardjito 24
    Telp : (0274) 2920642, 589493 Fax: (0274) 589493
    Yogyakarta - INDONESIA

    info@smilejogja.com
    smilegroupyogyakarta
    @smilegroupjogja
    smilegroupyogyakarta




  • Peta Lokasi




  • Aplikasi yang dikembangkan SMILE GROUP



  • Alamat Kami

    Hubungi Kami


    Informasi & Pendaftaran
    • Kantor Pusat
      Jl. Prof. Dr. Sardjito 24
      Telp : (0274) 2920642, 589493 Fax: (0274) 589493
    Yogyakarta - INDONESIA
    info@smilejogja.com
    smilegroupyogyakarta
    @smilegroupjogja
    smilegroupyogyakarta


     
    Copyright © 1996 - 2017 All Right Reserved | Semua isi berita di website ini dipublikasikan oleh SMILE GROUP Yogyakarta
    info@smilejogja.com | smilegroupyogyakarta | @smilegroupjogja | smilegroupyogyakarta
    Login Chat