Politeknik Negeri Kupang mengikuti pelatihan intensif Digitalisasi dan Manajemen Kearsipan Data Penelitian serta Pengabdian kepada Masyarakat (PpM) berbasis Teknologi Informasi pada 23-25 Juni 2026 di SMILE GROUP, Yogyakarta. Program 3 hari ini dirancang untuk meningkatkan kompetensi dosen dan staf dalam mengelola arsip data penelitian dan PpM secara digital dengan sistem teknologi informasi modern.
Materi Pelatihan Komprehensif
Pelatihan ini mencakup enam modul strategis yang saling terintegrasi untuk manajemen arsip digital penelitian. Prinsip Dasar Digitalisasi Kearsipan membahas konsep e-archiving, standar internasional ISO untuk dokumentasi penelitian, metadata untuk data ilmiah, dan benefit digitalisasi untuk aksesibilitas dan keamanan data.
Sistem Manajemen Kearsipan Digital mengajarkan penggunaan software arsip digital EDMS / Efiling dengan klasifikasi arsip dapat dibuat sesuai dokumen penelitian dan pengabdian yang ada, indexing untuk pencarian cepat, dan version control untuk revisi manuskrip. Data Penelitian dan Metadata mencakup struktur data penelitian (dataset, methodology, results), pembuatan metadata standar untuk publikasi, dan backup data untuk disaster recovery.
Pengabdian kepada Masyarakat (PpM) Digital fokus pada dokumentasi digital program PpM, reporting online kegiatan pengabdian, dan monitoring evaluasi PpM berbasis sistem informasi. Peserta belajar integrasi PpM dengan sistem akreditasi kampus. Keamanan Data dan Privasi membahas encryption untuk data penelitian sensitif, access control untuk dokumen, dan compliance dengan regulasi perlindungan data pribadi. Integrasi dengan Sistem Akreditasi mengajarkan link arsip digital dengan SINTA, database penelitian Kemenristek, dan reporting untuk akreditasi politeknik.
Praktik Langsung dan Dampak Strategis
Peserta menjalani simulasi real-time: setup sistem kearsipan digital (Aplikasi Efiling) untuk manajemen penelitian dan Pengabdian Masyarakat Poltek Kupang, input dataset penelitian, dan documentation program PpM berbasis web. Pelatihan ini memperkuat kapasitas manajemen data penelitian Politeknik Negeri Kupang.
Dengan kompetensi digitalisasi kearsipan yang meningkat, Politeknik Negeri Kupang siap mengelola data penelitian secara terstruktur dan aman, meningkatkan aksesibilitas publikasi ilmiah, dan mendukung akreditasi kampus dengan dokumentasi PpM yang lengkap. Sistem digital ini juga mempercepat proses review penelitian, memudahkan kolaborasi riset antar-politeknik, dan memastikan preservasi data penelitian untuk kontribusi ilmu pengetahuan di Nusa Tenggara Timur. Manajemen arsip digital juga mendukung program Merdeka Belajar dalam peningkatan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat berbasis teknologi.