Selama dua hari beberapa SDM terbaik di Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang mengikuti Pelatihan Manajemen Kearsipan & E-Filing di Smile Group Yogyakarta. Pelatihan Manajemen Kearsipan & E-Filing berlangsung tanggal 1-2 Oktober 2021 bertempat di gedung Smile Group, jalan Dr. Wahidin Sudirohusodo, Kuantan Mlati Square kav. R3-5 & A2 Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Pelaksanaan pelatihan Manajemen Kearsipan & E-Filing senantiasa memperhatikan protokol kesehatan secara ketat. Selain itu semua SDM di Smile Group telah divaksinasi secara lengkap.

Manajemen arsip dinamis merupakan bidang manajemen yang bertanggungjawab atas pengendalian secara efisien dan sistematis dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal untuk mendukung proses manajemen organisasi, proses litigasi dan proteksi hukum serta sebagai bahan pertanggungjawaban/akuntabilitas kepada pihak terkait (stakeholder) masa kini maupun yang akan datang. Document Management System adalah salah satu solusi dalam menjamin agar pendokumentasian arsip dan sebagainya menjadi lebih mudah, murah, cermat, serta lebih cepat. DMS (Document Management System) adalah sebuah aplikasi Tata Naskah Elektronik berbasis web, dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dengan database MySQL.

Pelatihan pengelolaan Aplikasi e-Filing diikuti dengan serius oleh semua peserta. Target yang diharapkan peserta adalah mampu menerapkan aplikasi e-Filing di institusi peserta. Setelah mempelajari pengelolaan aplikasi, mulai dari instalasi aplikasi, pengaturan referensi unit dan bidang, pengguna, jenis arsip dan field arsipnya, pengaturan hak akses terhadap arsip hingga pembuatan dan pencetakan laporan kearsipan, akhirnya target tercapai dan peserta siap menerapkan aplikasi pengarsipan tersebut di institusinya.