eDMS

eDMS (Electronic Document Management System)

Dapat digunakan oleh : Semua SKPD

DESKRIPSI :
Aplikasi yang berguna membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen, dengan menggunakan aplikasi eDMS pengelolaan dapat dilakukan dari mana saja selama terkoneksi ke jaringan komputer intranet atau internet. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Aplikasi ini adalah :
1. Memudahkan dalam pengelolaan dan pengaturan dokumen dalam bentuk digital.
2. Melalui proses digitalisasi dokumen maka instansi/organisasi sudah tidak perlu lagi menyedikan gudang untuk menyimpan data-data tersebut, data-data digital akan disimpan di dalam server ataupun media lainnya seperti Compact Disk, Flask Disk, Micro Film dll.
3. Mempercepat proses penelusuran atau merunut kembali dokumen-dokumen yang telah tersimpan di dalam database.
4. Data-data digital dapat diperbanyak dan disimpan dalam beberapa media yang dapat menyimpan data dalam jangka waktu lama dengan kapasitas besar.

FITUR :
• Arsip digital dokumen kepegawaian
• Arsip digital dokumen keuangan
• Arsip digital dokumen persuratan
• Arsip foto dan video
• Portal dokumen pegawai
• Berbagi dokumen antar pengguna

Setiap kantor tentu mempunyai dokumen yang jumlahnya tidak sedikit. Apabila kurang cermat dalam mengelolanya, terkadang menjadi permasalahan disaat kita membutuhkan data. Biasanya semua data dicatat pada buku induk dokumen, dan dokumen asli disimpan pada almari arsip dokumen. Namum apabila dokumen sudah banyak, terkadang kita mengalami kesulitan ketika mencari dokumen beberapa tahun sebelumnya, mungkin karena sudah terjadi penggantian buku induk atau dokumen aslinya sudah dipindahkan dari tempat penyimpanan awalnya.

Aplikasi Dokumen Management System hadir untuk mengatasi permasalahan yang ada. Aplikasi ini digunakan untuk membantu pengelolaan dokumen dan arsip pegawai secara digitalized. Dokumen dan arsip pegawai dialihmediakan menjadi file-folder yang menjamin penyimpanan dan penelusuran kembali lebih mudah, murah, cepat, dan tepat. Dokumen dan arsip (dalam bentuk word, excel, jpg, foto, video) dapat dengan mudah ditemukan, didownload, dikirim, dicetak, dsb.

Dengan aplikasi ini, pencarian dokumen menjadi lebih mudah, lebih cepat dan dokumen dalam bentuk digital ini dapat dicetak sesuai kebutuhan. Kita tidak perlu menyediakan lemari arsip dokumen yang memakan tempat, semua dokumen tersimpan rapi dalam bentuk file. Ketika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dicetak kembali sehingg menjadi dokumen fisik untuk keperluan tertentu.