Dalam rangka peningkatan kapasitas sdm atau para pegawainya, Universitas Negeri Malang mengirimkan beberapa pegawai terbaiknya guna mengikuti Pelatihan Kearsipan dan Excellent Service di Smile Group Yogyakarta. Smile Group adalah sebuah lembaga diklat khusus untuk instansi pemerintah maupun non pemerintah yang telah eksis sejak tahun 1996. Pelatihan arsip dan pelayanan prima berlangsung tanggal 17-18 November 2023 bertempat di gedung Smile Group jalan Dr. Wahidin Sudirohusodo, Kuantan Square Mlati kav. R3-5 & A2 Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta.

Pengelolaan arsip dinamis merupakan bidang manajemen yang bertanggungjawab atas pengendalian secara efisien dan sistematis dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal untuk mendukung proses manajemen organisasi, proses litigasi dan proteksi hukum serta sebagai bahan pertanggungjawaban/akuntabilitas kepada pihak terkait (stakeholder) masa kini maupun yang akan datang. Document Management System adalah salah satu solusi dalam menjamin agar pendokumentasian arsip dan sebagainya menjadi lebih mudah, murah, cermat, serta lebih cepat. EDMS (Electronic Document Management System) adalah sebuah aplikasi Tata Naskah Elektronik berbasis web, dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dengan database MySQL.

Excellent Service atau pelayanan prima, berarti pelayanan yang sangat baik atau pelayanan yang terbaik yang mengacu pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) yang dilayani. Service sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari institusi manapun, tanpa service yang baik institusi tidak akan memiliki nilai tambah. Namun masih banyak institusi yang mengalami kesulitan dalam upaya memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para klien mereka.